{"id":323,"date":"2023-10-25T08:02:06","date_gmt":"2023-10-25T12:02:06","guid":{"rendered":"https:\/\/accesibilidad.upr.edu\/?page_id=323"},"modified":"2026-04-27T10:17:30","modified_gmt":"2026-04-27T14:17:30","slug":"como-crear-documentos-digitales-accesibles","status":"publish","type":"page","link":"https:\/\/accesibilidad.upr.edu\/en\/como-crear-documentos-digitales-accesibles\/","title":{"rendered":"Como Crear Documentos Digitales Accesibles"},"content":{"rendered":"
\n\t
\n\t\t
\n\t\t\t

Como Crear Documentos Digitales Accesibles<\/h1>\n\n\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n<\/div><\/div><\/div><\/div>
<\/div><\/div><\/div><\/div><\/div><\/div><\/div><\/div>
<\/div>
\n\t
\n\t\t
\n\t\t\t

Por: Jos\u00e9 M. Alvarez
Universidad de Puerto Rico (UPR)<\/p>\n

 <\/p>\n

Introducci\u00f3n<\/h2>\n

La educaci\u00f3n universitaria es una de constantes evoluciones. Una de ellas que hoy d\u00eda ha cobrado m\u00e1s importancia es la utilizaci\u00f3n de la informaci\u00f3n digital. Resulta cada d\u00eda m\u00e1s com\u00fan el ofrecimiento de cursos en l\u00ednea, la utilizaci\u00f3n de documentos digitales y el uso de tecnolog\u00edas como los celulares, tabletas y computadoras para apoyar el proceso acad\u00e9mico.<\/p>\n

El frecuente uso de documentos digitales en el ambiente universitario puede ser de gran beneficio para los estudiantes con diversidad funcional, siempre y cuando se sigan unas consideraciones cuando se crea un documento digital. Los estudiantes con diversidad funcional, utilizan programas y equipos de asistencia tecnol\u00f3gica para acceder a los contenidos digitales. Por ejemplo, un estudiante ciego utiliza un programa lector de pantalla o una tecnolog\u00eda Braille. Un estudiante con problemas espec\u00edficos del aprendizaje utiliza programas parlantes de texto a audio. Un estudiante con problemas de movilidad, puede beneficiarse del uso de la tecnolog\u00eda de reconocimiento de voz. Legislaciones federales (Ley ADA, Secci\u00f3n 504 y la Secci\u00f3n 508 del Acta de Rehabilitaci\u00f3n) establecen la igualdad de acceso a todos los contenidos, incluyendo los digitales, para los estudiantes con diversidad funcional.<\/p>\n

Para desarrollar este tema voy a presentarles unos pasos basados en las mejores pr\u00e1cticas que se necesitan para lograr que los documentos en Power Point, Word y PDF sean accesibles para los estudiantes con diversidad funcional.<\/p>\n

Lo primero es que tienen que haber unas gu\u00edas de accesibilidad. No se puede reinventar la rueda. Ya hay unos est\u00e1ndares como por ejemplo las gu\u00edas de la WCAG 2.1. WCAG son las siglas en ingl\u00e9s del Web Accessibility Content Guideliness<\/em>. Son unas gu\u00edas que generan la w3c dentro de el comit\u00e9 WAI que es el Web Accessibility Iniciative<\/em>. Y precisamente es el establecer unos est\u00e1ndares que se crean con el insumo de expertos en el \u00e1rea de la accesibilidad digital para que puedan servir de referencia a la hora de hacer contenidos digitales accesibles.<\/p>\n

Las gu\u00edas de la WCAG las podemos dividir en cuatro \u00e1reas. Lo que queremos cuando se implementen \u00e9stas gu\u00edas es que un documento accesible sea:<\/p>\n

    \n
  1. Perceptible.
    <\/strong>\u00bfY qu\u00e9 es eso que la informaci\u00f3n sea perceptible?
    El mejor ejemplo es describir todas las im\u00e1genes de un documento digital con textos alternativos. De esa manera una persona ciega cuando entra al documento digital el lector de pantalla le va a decir imagen y la descripci\u00f3n de el texto alternativo. No solamente que el lector de pantalla lo lea, sino que tambi\u00e9n se pueda acceder con un dispositivo Braille que se puedan leer esos contenidos de forma t\u00e1ctil ya sea por una persona ciega o por una persona sordo ciega. Por lo tanto, esa imagen que es una informaci\u00f3n visual la hacemos perceptible con el texto alternativo para un acceso no visual.
    Hay otras \u00e1reas que se tocan al hacer la informaci\u00f3n perceptible, como por ejemplo los contrastes de los colores, integrar subt\u00edtulos a videos y transcripciones de textos a los audios.<\/li>\n
  2. Operable.
    <\/strong>Por ejemplo, si nosotros accedemos a un documento digital y hay un formulario, pues nosotros tenemos que estar completamente seguros que cuando una persona ciega que entra a navegar la p\u00e1gina con un teclado cuando presione la tecla TAB se vaya moviendo de campo en campo. Pero no solamente que se mueva de campo en campo, que siga el orden correcto. Ese primer campo usualmente nos pide el primer nombre, yo le escribo Jos\u00e9 y cuando le doy \u00abTab\u00bb me lleve al campo de la inicial y escribo la letra m y cuando le vuelvo a dar TAB me lleve al apellido y escribo Alvarez. Pero, si usted presiona TAB despu\u00e9s de escribir el primer nombre y lo lleva al campo de la direcci\u00f3n 2 ya no sigui\u00f3 el orden. Entonces ese formulario es inaccesible y no es operable. No todo el mundo accede a los documentos digitales utilizando el mouse o tocando una pantalla. Hay personas que tambi\u00e9n lo hacen utilizando solamente el teclado.La mejor alternativa para los formularios son crearlos en una plataforma basada en el web como Google Forms o Microsoft Forms. Ya estas herramientas integran un alto nivel de accesibilidad. Por lo que debemos evitar el uso de formularios en documentos en formatos PDF y Word, ya que requieren mayores consideraciones para hacerlos accesibles.<\/li>\n
  3. Entendible.
    <\/strong>Aqu\u00ed se busca entre otras cosas, el presentar la informaci\u00f3n de una manera consistente.Por ejemplo, si un documento en Word presenta al principio el logo y la informaci\u00f3n de la universidad y luego los contenidos y al final se presenta la informaci\u00f3n de contacto, pues cada documento en Word generado durante el curso, debe seguir presentando ese mismo formato para que haya una consistencia. Tambi\u00e9n aqu\u00ed es importante el uso de encabezados para establecer una secuencia en esos contenidos. El titular debe ser un encabezado de nivel uno y un sub titular de nivel 2 y as\u00ed sucesivamente seguir un orden de jerarqu\u00eda a la hora de navegar para hacer la informaci\u00f3n m\u00e1s organizada y entendible.<\/li>\n
  4. Robusta.
    <\/strong>La cuarta \u00e1rea es hacer la informaci\u00f3n robusta. Y aqu\u00ed el protagonista es la accesibilidad. Nosotros queremos que esa p\u00e1gina web pueda ser totalmente accesible para los estudiantes con diversidad funcional no importa si la accede desde un navegador de un celular o de una tableta o de una computadora con sus respectivos programas de asistencia tecnol\u00f3gica.<\/li>\n<\/ol>\n

     <\/p>\n

     <\/p>\n\n\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n<\/div><\/div><\/div><\/div>

    <\/div>
    \n\t
    \n\t\t
    \n\t\t\t

    Crear presentaciones en PowerPoint accesibles<\/h2>\n

    A continuaci\u00f3n, les presento varias recomendaciones a tener en consideraci\u00f3n para alcanzar un nivel b\u00e1sico de accesibilidad cuando se crean presentaciones en PowerPoint.<\/p>\n

    1. Textos alternativos para todos los gr\u00e1ficos.<\/h3>\n

    El texto alternativo es requerido como la prioridad 1.1 de las gu\u00edas de accesibilidad WCAG 2.1. El mismo, permite que estudiantes ciegos puedan acceder a la informaci\u00f3n de las im\u00e1genes y gr\u00e1ficos por medio de un programa lector de pantalla. Tambi\u00e9n, cuando el usuario pasa el mouse<\/em> sobre la imagen, aparecer\u00e1 la descripci\u00f3n en texto beneficiando tanto a personas con diversidad funcional cognitiva y con problemas espec\u00edficos del aprendizaje. Igualmente, las personas sordociegas pueden tener acceso a dichos textos utilizando un dispositivo pantalla Braille.<\/p>\n

    Para a\u00f1adir el texto alternativo a una imagen en PowerPoint, siga los siguientes pasos:<\/p>\n

    \u00a0<\/p>\n\n\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n<\/div><\/div><\/div><\/div>

    \n\t
    \n\t\t
    \n\t\t\t

    En PC (Windows)<\/strong><\/h4>\n

    Alternativa 1:<\/p>\n

      \n
    1. Una vez se inserte la imagen o gr\u00e1fico en la diapositiva, presionar sobre la misma con el bot\u00f3n derecho del \u0093mouse\u0094, y vaya a las propiedades de la imagen.<\/li>\n
    2. Luego, seleccione la pesta\u00f1a de Texto Alternativo.<\/li>\n
    3. Despu\u00e9s, escriba la descripci\u00f3n en texto en el cuadro de edici\u00f3n.<\/li>\n<\/ol>\n

       <\/p>\n

      Alternativa 2 (Office 365):<\/p>\n

        \n
      1. Cuando inserte la imagen o gr\u00e1fico en la diapositiva, autom\u00e1ticamente aparecer\u00e1 un espacio para colocar el texto alternativo al pie de la misma imagen.<\/li>\n
      2. Escriba la descripci\u00f3n en texto en el cuadro de edici\u00f3n correspondiente.<\/li>\n<\/ol>\n\n\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n
        <\/span><\/div>\n\t
        \n\t\t\n\t\t
        \n\t\t\t
        \"Dos<\/div>\n\t\t<\/figure>\n\t<\/div>\n<\/div><\/div><\/div>
        \n\t
        \n\t\t
        \n\t\t\t

        En Mac:<\/h4>\n

        Alternativa 1:<\/p>\n

          \n
        1. Vaya a la imagen y haga clic con el mouse<\/em>.<\/li>\n
        2. Al seleccionar la imagen, busque la barra de men\u00fa que ofrece Power Point Picture Format<\/em>.<\/li>\n
        3. Al seleccionar dicha opci\u00f3n, aparecer\u00e1 un men\u00fa con varias opciones. Debe seleccionar Alt Text<\/em> (en mi Mac es la novena opci\u00f3n). La descripci\u00f3n del icono es un cuadrado y una l\u00ednea formando dos monta\u00f1itas.<\/li>\n
        4. Cuando lo seleccione, saldr\u00e1 autom\u00e1ticamente un cuadro de edici\u00f3n donde podr\u00e1 describir la imagen textualmente.<\/li>\n<\/ol>\n

          Nota importante:<\/strong><\/p>\n

          En algunas versiones de PowerPoint, el mismo sistema generar\u00e1 una descripci\u00f3n autom\u00e1tica. No obstante, para ser m\u00e1s precisos, debe borrar esa descripci\u00f3n autom\u00e1tica y sustituirla con la suya.<\/p>\n

           <\/p>\n

          Alternativa 2<\/p>\n

            \n
          1. Seleccione la imagen presionando la tecla de Control y el bot\u00f3n del mouse a la misma vez.<\/li>\n
          2. Aparecer\u00e1 una ventana con varias opciones.<\/li>\n
          3. Seleccione la opci\u00f3n que diga Edit Alt Text<\/em>.<\/li>\n
          4. Saldr\u00e1 un cuadro de edici\u00f3n donde debe escribir la descripci\u00f3n de la imagen en texto.<\/li>\n<\/ol>\n

             <\/p>\n

            Alternativa 3:<\/p>\n

              \n
            1. Seleccione la opci\u00f3n Tell Me<\/em> (Es un icono con el dibujo de una bombilla).<\/li>\n
            2. Al seleccionarlo, aparecer\u00e1 un cuadro de edici\u00f3n donde escribir la descripci\u00f3n de textos.<\/li>\n<\/ol>\n\n\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n<\/div><\/div><\/div><\/div>
              \n\t
              \n\t\t
              \n\t\t\t

              Consejo para la creaci\u00f3n de descripciones en textos de alta calidad:<\/h4>\n

              El texto alternativo debe contener la informaci\u00f3n que se presenta visualmente dentro del contexto del tema de dicha diapositiva.<\/p>\n

              Ejemplo:<\/p>\n

              Si se integra una imagen de una foto de la luna, y visualmente lo que se pretende presentar es la noche o una actividad nocturna, el texto alternativo puede decir solamente \u00abFoto de la luna\u00bb. No obstante, si esa foto de la luna es en una clase de ciencias, y se quiere presentar las fases de la luna, se debe hacer una descripci\u00f3n en texto m\u00e1s detallada, como \u00abFoto de la luna en forma redonda totalmente iluminada la cual representa la fase de luna llena.\u00bb<\/p>\n

              Por lo que, es el autor de la presentaci\u00f3n, el que debe determinar como va a describir cada imagen o gr\u00e1fico presentada, de acuerdo al significado que tiene visualmente dentro del contexto de dicha informaci\u00f3n en la diapositiva.<\/p>\n

               <\/p>\n

              2. Evitar uso excesivo de animaciones.<\/h3>\n

              Las animaciones en constante movimiento pueden causar mareos, y hasta una convulsi\u00f3n a personas con epilepsia. Adem\u00e1s, pueden provocar distracci\u00f3n en muchas personas; a las que les cuesta concentrarse en la lectura de los contenidos presentados en la diapositiva.<\/p>\n

              Por lo que, se recomienda el uso de animaciones con un tama\u00f1o peque\u00f1o, y que tengan un ciclo de comienzo y fin de la animaci\u00f3n. (Gu\u00eda WCAG 2.3.1 Umbral de tres destellos o menos: Los documentos no contienen animaciones que destellen m\u00e1s de tres veces en un segundo).<\/p>\n

              3. Use colores con alto contraste.<\/h3>\n

              Personas con baja visi\u00f3n y con problemas espec\u00edficos del aprendizaje se benefician de la presentaci\u00f3n de una diapositiva con un fondo y textos con alto contraste.<\/p>\n

              Un buen ejemplo ser\u00eda utilizar un fondo negro o azul oscuro y letras blancas o amarillas. Tambi\u00e9n, usar un fondo blanco con letras negras.<\/p>\n

              Un mal ejemplo ser\u00eda utilizar un fondo gris claro o amarillo con letras blancas.<\/p>\n

              Se puede utilizar la siguiente herramienta que ayuda a la selecci\u00f3n de contrastes de colores seg\u00fan las gu\u00edas de accesibilidad:<\/p>\n

              Color Safe<\/a><\/p>\n

              4. Use las plantillas incluidas en PowerPoint.<\/h3>\n

              Las plantillas proporcionadas en PowerPoint ya est\u00e1n previamente aprobadas para cumplir con mantener el orden del foco de la navegaci\u00f3n cuando se accede la misma con programas lectores de pantalla. Si se decide crear una plantilla personalizada, se debe validar entonces que la misma no altere la secuencia de su navegaci\u00f3n en las diferentes partes de la diapositiva.<\/p>\n

               <\/p>\n

              5. Tama\u00f1o de letra.<\/h3>\n

              La gu\u00eda de accesibilidad indica que el tama\u00f1o m\u00ednimo de una letra regular debe ser de por lo menos 18 puntos. Se recomienda el tipo de letra Arial o de la familia de fuentes Sans serif.<\/p>\n

               <\/p>\n\n\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n<\/div><\/div><\/div><\/div><\/section>

              \n\t
              \n\t\t
              \n\t\t\t

              Crear documentos en Word accesibles.<\/h2>\n
                \n
              1. Describir todas las im\u00e1genes que se utilicen en el documento con textos alternativos.
                Es el mismo principio que se explic\u00f3 en la descripci\u00f3n de im\u00e1genes en presentaciones de Power Point.
                Importante. Este proceso var\u00eda dependiendo las versiones de Word ya sea para Windows o la Mac. Por eso les explico como deben buscar el \u00e1rea para poder describir la imagen. Siempre deben de buscar las propiedades de dicha imagen, y seleccionar el alt text o texto alternativo y escribir en dicho cuadro de edici\u00f3n. Esto lo pueden utilizar tambi\u00e9n con Pages en la Mac y Google Docs.<\/li>\n
              2. Se debe de estructurar la informaci\u00f3n utilizando encabezados o \u00abheadings\u00bb. El t\u00edtulo de la informaci\u00f3n que se presenta en el documento debe estar con un encabezado de nivel 1. Y si tuviera un subtitular, debe estar con un encabezado de nivel 2, y as\u00ed sucesivamente. Lo importante de utilizar encabezados, es que organizar\u00e1 la informaci\u00f3n en un orden y estructura que cuando personas con diversidad funcional utilicen programas lectores de pantalla para acceder el documento, le podr\u00e1n clasificar la informaci\u00f3n de acuerdo a esos encabezados y as\u00ed dividir el documento en partes que lo presenten en el orden de acuerdo a dicha jerarqu\u00eda. Igualmente, esto resulta fundamental en la accesibilidad digital cuando se vayan a convertir documentos en Word a PDF.<\/li>\n
              3. Utilizar listas para presentar informaci\u00f3n en una secuencia de manera estructurada.<\/li>\n
              4. Cada enlace que haya en el documento, debe ser especificado como un enlace. Esto har\u00e1 que si el usuario lo presiona, lo lleve a esa direcci\u00f3n web.<\/li>\n
              5. Tama\u00f1o de letra. La gu\u00eda de accesibilidad indica que el tama\u00f1o sugerido para un documento en Word debe ser de 12 puntos. Se recomienda el tipo de letra Arial o de la familia de fuentes Sans serif.<\/li>\n
              6. Idioma del documento. Si su documento est\u00e1 escrito en espa\u00f1ol, verificar que ya sea el diccionario o la distribuci\u00f3n del teclado est\u00e9 tambi\u00e9n en espa\u00f1ol. Esto para que cuando se guarde el documento, genere unos meta datos que podr\u00e1n identificar el idioma del contenido del documento y poder ser le\u00eddos correctamente por la s\u00edntesis de voz de un programa lector de pantalla.<\/li>\n<\/ol>\n

                \u00a0<\/p>\n\n\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n<\/div><\/div><\/div><\/div><\/section>

                \n\t
                \n\t\t
                \n\t\t\t

                Crear documentos en formato PDF accesibles.<\/h2>\n
                  \n
                1. Se debe crear el documento primeramente desde Word o Power Point.<\/li>\n
                2. As\u00ed que deben seguir los pasos ya previamente cubiertos de como crear un documento accesible en Word o Power Point.<\/li>\n<\/ol>\n

                  Para cumplir con la gu\u00eda del tag de idioma, se deben de hacer los siguientes pasos:<\/p>\n